Cómo convertir a remota la operación de una empresa

Lo entiendo, construir un negocio remoto no es una tarea fácil. Requiere algunos ingredientes para llegar a un punto en el que el negocio pueda ser aún más eficiente que uno basado en lo físico.

En estos últimos días, varias personas se han visto obligadas a trabajar desde casa debido a la situación actual de pandemia. Si no es fácil para una persona adaptarse, imagine lo difícil que puede ser para las empresas que han estado operando durante años con una metodología tradicional y dependen completamente del trabajo que los empleados pueden hacer desde la oficina.

Si quiere saber cómo trabajar de forma remota, le sugiero que lea otro artículo que escribimos antes: Cómo trabajar de forma remota y hacerlo mejor. En esta publicación de blog, vamos a hablar sobre cómo construir un negocio remoto o adaptar el existente (si ya lo tiene o si es parte de él) y cuáles son esos temores que no permiten que un negocio realice el cambio.

El concepto de empresa remota no es algo nuevo. Ha estado creciendo rápidamente durante los últimos años, y a menos que haya estado viviendo debajo de una roca, debería haber escuchado antes de las empresas o personas que trabajan desde su casa o en cualquier lugar del mundo. Antes, era una forma de iniciar un negocio, era una especie de limitación con la que una empresa tenía que lidiar al principio, mientras que produce más dinero para alquilar o comprar una oficina. ¡El escenario ideal era tener una oficina o un edificio si era posible! Hoy, y debido a las circunstancias actuales, las compañías que pueden trabajar de forma remota pueden continuar atendiendo a los clientes sin interrupción mientras mantienen varias ventajas que verá en los siguientes párrafos.

Ventajas de una empresa remota:

• La más obvia, ahorra dinero en gastos relacionados con la oficina.
• Puede servir a clientes de todo el mundo.
• La información sobre el negocio siempre está disponible.
• Los empleados pueden estar más disponibles y ser más flexibles.
• Las catástrofes normalmente no afectan su negocio.
• Sus datos están más seguros. ¡Así es! ¿O todavía le tiene miedo a la nube?
• Puede tener tiempo trabajando en diferentes zonas horarias si lo necesita.
• Sus empleados pueden tener un mejor equilibrio de vida que se traduce en un mejor rendimiento.
• Ayuda al planeta con menos personas que usan el transporte para ir a trabajar.

Puede interesarle obtener más información sobre la experiencia de una empresa de desarrollo de software en este artículo: Desarrollo de software con equipos distribuidos.

Ok, si es tan bueno, ¿por qué no todas las compañías se cambian a una compañía remota?

No es tan simple responder esta pregunta y depende del tipo de empresa. Pero eso no significa que la empresa tenga que operar al 100% de forma remota. Puede tener un equilibrio entre una operación remota y una física. Pero al menos debería probarlo. La mayoría de las veces, las principales razones están relacionadas con los miedos. Analizaré algunos de esos miedos y ofreceré alternativas y herramientas para poder enfrentarlos.

¿Cómo nos comunicamos?

Esta es la parte más fácil. Si me pregunta hace diez años, podría decir que hubo pocas soluciones y que no funcionaron lo suficientemente bien como para reemplazar la experiencia física. La realidad es que hoy en día hay tantas herramientas muy enfocadas que facilitan la comunicación mientras se trabaja al mismo tiempo. Se llaman «Herramientas de colaboración».

Para las reuniones, existen algunas herramientas de comunicación tradicionales como Skype, Google Meet, pero si necesita algo más profesional y confiable, debe optar por Zoom, que le permite conectarse con cientos de personas al mismo tiempo sin depender de la calidad de Conexión a Internet de los miembros del equipo.

No significa que vaya a estar en una reunión permanente para conectar a su equipo. Las reuniones deben ser cortas y para objetivos específicos.

Entonces, ¿cómo manejamos el resto de la comunicación? ¿Correos electrónicos?

Los correos electrónicos pueden funcionar y aún son necesarios, pero es imposible administrar esas interacciones rápidas que tiene en una oficina con correos electrónicos. Necesita una herramienta de chat que le permita comunicarse de manera efectiva. No piense en SMS o WhatsApp. Pueden funcionar al principio, pero si desea tener una solución robusta y centralizada, busque soluciones alternativas pensadas para las organizaciones. Tiene opciones como Slack o Microsoft Teams. Permiten llevar a todo su equipo al mismo lugar y tienen grupos según el departamento, el proyecto o cómo desee segmentarlos según sus preferencias.

Lectura recomendada: Trabajando con Slack bots y humanos para desarrollar software

¿Cómo controlo mi equipo?

En primer lugar, debe dejar de pensar que puede aprovechar al máximo el control excesivo de sus empleados. En algunos escenarios tradicionales, puede funcionar, pero normalmente necesitará a alguien en quien pueda confiar. Si contrató a un equipo y han estado trabajando con usted durante algún tiempo, permítales que hagan el trabajo con menos supervisión, en función de los objetivos y plazos. Puede que le sorprendan los resultados.

Confiar suena bien, pero ¿cómo sé que mi equipo realmente está haciendo su trabajo?

Independientemente de su tipo de industria, es normal que desee saber qué sucede con su negocio para poder establecer si se están logrando los objetivos. ¡No se preocupe, esta es la mejor parte! ¡Hay muchas herramientas para controlar a las personas y el trabajo que hacen!

Llegada – Salida:

Una empresa tradicional normalmente se preocupa por el momento en que una persona llega al trabajo y cuando se va. Si definitivamente necesita saber eso, puede usar herramientas como RescueTime que le permite seguir la actividad de los miembros de su equipo.

Lectura recomendada: Modales en equipos de trabajo distribuidos

Medición del tiempo:

Si desea ser más flexible con su equipo y desea saber el tiempo que invierte en cada tarea, puede usar un rastreador de tiempo como Toggl, Harvest, EverHour, Timely, Clockify, entre otros.

También ayuda tener más detalles sobre cómo se invierte el tiempo en su empresa para que pueda tomar mejores decisiones o es completamente necesario si factura por hora.

¿Cómo planifico y gestiono la ejecución del trabajo? 

Si no lo está haciendo, debe comenzar a manejar todo en su negocio como un proyecto. En una empresa, tiene proyectos únicos o proyectos en curso. Si piensa de esa manera, comprenderá por qué necesita una solución de gestión de proyectos, donde puede asignar personas responsables para proyectos y tareas específicas para las personas.

Soluciones de gestión de proyectos como ClickUp, Jira, Teamwork, Asana, Basecamp le permiten crear y organizar proyectos y tareas con plazos específicos, personas asignadas, dependencias y puede realizar un seguimiento del tiempo en ellos. Cuando tenga una herramienta configurada como esta, se asegurará de seguir correctamente el trabajo que se está realizando en su empresa.

¿Qué pasa con la contabilidad y el archivo?

Si usted es una de esas empresas que todavía usa ese tipo de software de contabilidad que necesita ser instalado en una computadora y todo se almacena en esa computadora y si algo le sucede a esa computadora, toda la contabilidad se pierde … ¡advertencia! ¡su negocio está en riesgo inminente!

Existen varias soluciones de contabilidad en la nube como Quickbooks, Freshbooks, entre otras. No tiene ningún sentido confiar en una computadora para la contabilidad en 2020. Y los archivos se pueden almacenar en almacenamiento en la nube como Google Drive, Box o Dropbox. 

¿Cómo me pagan los clientes?

¡En línea por supuesto! ¡Sin tarjetas físicas o efectivo! Hay varias soluciones como Paypal, Stripe, Authorize.net, entre otros.

Algunos de ellos requieren alguna configuración, pero no es ciencia espacial y siempre puede contactar a una buena compañía de desarrollo de software si requiere asistencia. 

¿Cómo le proveo las herramientas a mi equipo?

Los miembros de su equipo solo necesitan una computadora y una buena conexión a Internet. Eso es todo. El resto debe ser proporcionado por usted. Debería proporcionar herramientas en línea, si es posible, para reducir la dependencia de hardware o software especializado vinculado a individuos o máquinas.

¿Cómo integro todas esas herramientas a mi negocio?

Una de las mejores ventajas que tiene en un negocio de unidades digitales se llama datos. Es posible que haya escuchado que los datos son el nuevo oro, ¿verdad? Y eso es correcto porque si los usa correctamente, puede proporcionar excelentes ideas para aprender de la experiencia y las tendencias.

Cuando comienza a usar herramientas como las mencionadas anteriormente, comienza a acumular datos desde el primer día que pueden dar mucho valor si usa una herramienta como «IDK Dashboard» donde puede obtener información de todas las fuentes, visualizarla y cruzarla para obtener información excelente para su equipo y clientes. Podrá visualizar fácilmente y tomar decisiones eficientes hacia los ingresos de su empresa.

Como puede ver, hay más ventajas que desventajas al cambiar a una empresa remota. Puede variar según el entorno y el tipo de negocio, pero vale la pena intentarlo. También debe pensar que es posible que sus clientes necesiten adaptarse, pero puede aprovechar la situación para deshacerse de todos esos miedos, para empezar a administrar su negocio de forma remota y continuar haciéndolo lo más posible cuando termine la crisis. Explore las herramientas que tiene disponibles en el mercado, motive a su equipo a operar con la ayuda de la tecnología para una operación exitosa y su cliente también agradecerá las alternativas que ofrece para obtener sus productos y servicios sin tener que salir de casa.