¿Cómo trabajamos en Swapps?

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Hoy en día todos hablan de metodologías ágiles como algo novedoso. Algo que diversas compañías están aplicando en la implementación de proyectos para incrementar los márgenes de éxito y reducir la incertidumbre de los proyectos. Pero ¿cómo trabajamos en Swapps?

 

Ver: Metodologías Ágiles: qué son y por qué son importantes para el crecimiento de las empresas.

 

Desde la concepción de Swapps en Febrero de 2013, nos basamos en estas metodologías para todos los procesos de la organización y para la implementación de los proyectos de nuestros clientes.

 

A través de los años, después de poner en práctica muchas de estas metodologías, hemos llegado al desarrollo de una o varias metodologías que hacen parte de lo que llamamos “The Swapps Way”.

 

¿Y qué quiere decir esto? pues que hemos logrado combinar varios elementos de las más conocidas metodologías de trabajo para dar origen a una nueva forma de trabajo para Swapps.

 

Nuestra metodología se basa en principios como la transparencia, comunicación permanente, priorización, entregas periódicas y adaptación al cambio. Apoyándonos en herramientas tecnológicas que nos permiten hacer un correcto seguimiento del proyecto a desarrollar.

 

Etapas de un nuevo proyecto

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Configuración del cliente y proyecto

Una vez que se han acordado las condiciones del proyecto, se procede a inscribir al cliente en Swapps si es cliente nuevo; de lo contrario se procede a la configuración del proyecto.

 

En la etapa de configuración del proyecto se solicitan todos los insumos necesarios, se crea el proyecto dentro de nuestro dashboard de transparencia, en ClickUp y un canal en Slack para comunicación. 

 

Levantamiento de requerimientos

A pesar de que ya se tuvo que hablar de los requerimientos durante la fase de cotización, se hace necesario una reunión en la cual aterrizar todos los requerimientos, transcribirlos y priorizarlos en el “Product Backlog”. 

 

Este documento será el punto de partida de la fase de desarrollo.

 

Etapa de implementación

La etapa de implementación es iterativa; es decir, se compone de varios “sprints” o etapas cuya finalidad es tomar una porción de los requerimientos del “Product Backlog” y ejecutarlos durante un periodo de tiempo que oscila entre 1 semana y 1 mes. 

 

Durante cada uno de los sprints se realizan las siguientes actividades:

 

  • Reunión de planificación.
  • Implementación de las actividades.
  • Reunión de revisión.

 

Reunión de planificación

Esta reunión se hace al inicio del sprint o el último día, después de la reunión de revisión, con la finalidad de seleccionar las actividades prioritarias, que entreguen la mayor cantidad de valor y que puedan ser realizadas durante el periodo de tiempo del sprint. 

 

En esta reunión participan todos los miembros del equipo, se asignan las actividades y se constituyen en un compromiso de lo que se va a entregar al finalizar el ciclo o iteración.

 

Una de las características de “Agile” es que aceptamos el cambio de requerimientos, por lo que es posible incluir nuevas actividades que no se habían definido en un comienzo, pero teniendo en cuenta que esto afecta el presupuesto o saca uno de los requerimientos con menos prioridades.

 

Durante esta reunión de planificación es el momento de hacer la negociación que pueden afectar presupuesto, tiempos de entrega o alcance del proyecto.

 

Implementación de las actividades

Aquí es donde se ejecuta lo planeado anteriormente. 

 

Es donde cada miembro del equipo pone a disposición su conocimiento para desarrollar cada una de las actividades con la mayor calidad y un enfoque centrado en el usuario, que permita tener resultados funcionales. 

 

A medida que las tareas van finalizando, se notificará de su culminación para que otro miembro del equipo haga las pruebas pertinentes.

 

Durante esta fase, el cliente podrá visualizar en un tablero de control, el estado del sprint y estará en comunicación permanente con el equipo para solucionar inquietudes. 

 

De igual forma, tendrá a su disposición una instancia de pruebas donde se puede visualizar el estado actual del proyecto.

 

Reunión de revisión

Aquí se revisan los resultados del sprint. Se reportan las actividades finalizadas y una demostración de las mismas para su aceptación por parte del cliente. 

 

Si así lo desean, se puede utilizar el mismo espacio para planear las actividades de la próxima iteración.

 

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Entrega del Proyecto

Una vez que se han terminado todas las iteraciones del proyecto y se ha decidido que este está listo para ser utilizado, se coordina su lanzamiento. 

 

Adicionalmente se entrega la documentación y se hacen las capacitaciones que sean necesarias con el equipo de trabajo que lo requiera.

 

Etapa de mantenimiento y mejoras

La verdad es que un proyecto de software nunca termina, por lo que se termina del proyecto en las etapas anteriores es lo que llamamos “producto mínimo viable”, pero que para garantizar una correcta adaptación al mercado se hace necesario hacer ajustes periódicos y actualizaciones con el fin de sacar el mejor provecho del producto. 

 

Esta etapa de mantenimiento se hace durante un nuevo ciclo que, al igual que en la fase previa, se van definiendo los requerimientos y se priorizan en un “product backlog” pero que a diferencia del anterior, es dinámico.

 

Ver: Retrospectivas – #PrácticasÁgiles

 

En este artículo hemos abordado las características principales de implementación de un proyecto, de principio a fin, de forma general y con el fin de dar una orientación. 

 

Como se ha podido observar, este es un proceso iterativo, en donde prima la comunicación y la transparencia para lograr que el proyecto siempre vaya de acuerdo a las expectativas y cambios que surjan en el camino.

 

Ver: SIDOC: Caso de éxito en transformación Digital

 

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