Cómo vigilar el presupuesto: KPIs

Recientemente, hemos estado hablando de la gestión de proyectos como una disciplina y su enfoque científico contemporáneo, y también echamos un vistazo a los KPI, tratando de entender de dónde vienen, sus propósitos y su utilidad.

Hoy en día, los KPI se usan ampliamente en diferentes industrias, dejando en claro algunas cosas:

• Puede encontrar algunos KPI compartidos en diferentes industrias, probados en batalla y útiles para todos.
• Puede aprovechar el conocimiento público sobre los KPI e implementarlos.
• Los KPI están fuertemente vinculados a su contexto, por lo que deberá desarrollar algunos propios en algún momento.
• Los KPI son difíciles de mantener y es aún más difícil mantener sus mediciones actualizadas, por lo que debe saber cómo manejará su mantenimiento.
• No todas las organizaciones/grupos/empresas son lo suficientemente maduras como para tener procesos robustos, lo que hace aún más difícil medir cosas e implementar KPI.

Dejando a un lado el último (porque todos sabemos que tiene procesos sólidos, ¿verdad?), hay muchos KPI que puede pedir prestados para medir el desempeño de sus proyectos, el problema es cómo saber si un KPI es lo suficientemente bueno, con respecto a eso, yo creo que debe buscar los siguientes atributos:

• Está disponible y se puede medir: en primer lugar, puede usar solo las métricas que están disponibles para usted. De la misma manera, no se puede llegar a algo que sea imposible de medir.
• Es relevante para su objetivo correspondiente: si su KPI está impactando mucho en su objetivo correspondiente, entonces es relevante.
• Es instantáneamente útil: si puede tomar medidas sobre la base de la información que obtiene de su KPI desde el momento en que comenzó a usarlo, no hay forma de que sea más útil.
• Está disponible de manera oportuna: su KPI debe estar disponible para que pueda tomar decisiones basadas en sus conocimientos; No debería tomar varios meses calcular cada vez que lo necesite, así que deséchelo.

Dado que hay tantos KPI en itinerancia libre en el mundo de la gestión, tiene sentido agruparlos en categorías, y una de las categorías de métricas más importantes en la gestión de proyectos es el presupuesto (todo el mundo sabe que todo se puede contar en términos de dinero) . Pensando en esto y en cómo usarlos en la gestión de proyectos, revisemos algunos KPI que recomiendo implementar para esta categoría.

Valor Planificado (PV) o Costo Presupuestado de Trabajo Programado (BCWS).

Cada proyecto cuesta recursos, principalmente dinero, pero también se puede medir en tiempo, materiales u otras cosas, y tiene un presupuesto (si el suyo no tiene ninguno, está haciendo las cosas de manera incorrecta). Este KPI tiene como objetivo dar una visión general de la cantidad de esos recursos que ha gastado hasta el día en que informa de ese gasto, y puede calcularse mediante cualquiera de estas dos fórmulas:

Valor planificado = (las horas restantes programadas en el proyecto) X (tarifa por hora del trabajador del proyecto)

Valor Planificado = (% planeado de tareas por completar) X (presupuesto del proyecto)

Para mayor claridad, pongamos un ejemplo: si tiene un proyecto de un año con un presupuesto planificado total de US $ 10000, el valor planificado después de 9 meses es el 25% de US $ 10000, lo que genera US $ 2500 (si está a tiempo, usted ha completado el 75% de las actividades del proyecto y le queda un 25%). Lo que esto significa es que el valor planificado del proyecto en este punto es de US $ 2500, y una conclusión rápida sería, si realmente ha gastado más hasta la fecha, significa que su costo real ha sido más alto que el valor planificado.

Costo Actual (AC) o Costo Actual del Trabajo Realizado (ACWP).

Esto es más del tipo de un KPI contable. Indica cuánto dinero ha gastado en un proyecto hasta la fecha en que mide el KPI. Dado que este es un valor monetario tomado de los libros del proyecto, no existe una fórmula para calcular el costo real del proyecto, solo tiene que sumar todos los gastos relacionados con el proyecto que ha utilizado hasta la fecha.

El presupuesto de un proyecto se calcula considerando todas las horas planificadas para el proyecto, por lo tanto, use el tiempo dedicado a las tareas para calcular el costo real gastado en salarios, recursos, etc.

Valor Ganado (EV) o Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP).

El Valor Ganado es una técnica integral de análisis de tendencias, que utiliza el rendimiento actual como un indicador del rendimiento futuro, como una forma de pronosticar costos o sobrecostos en una etapa temprana de un proyecto. Con este enfoque, usted monitorea el plan del proyecto, el trabajo real y el valor del trabajo completado para ver si un proyecto está en marcha, mostrando cuánto del presupuesto y el tiempo se debería haber gastado, considerando la cantidad de trabajo realizado hasta ahora.

El Valor Ganado difiere del modelo de presupuesto general versus costos reales incurridos, ya que requiere que se cuantifique el costo del trabajo en progreso. El Valor Ganado le permite al gerente del proyecto comparar cuánto trabajo se ha completado, contra cuánto esperaba terminar en un momento dado.

Retorno sobre la Inversión (ROI)

El ROI reflexiona sobre la rentabilidad del proyecto, mostrando si los beneficios del proyecto exceden su costo. Constituyéndose como un KPI útil para medir el ahorro/ganancia financiera (o pérdida) de un proyecto en relación con su costo.

Como KPI, se utiliza para determinar si un proyecto generará beneficios financieros positivos a corto plazo y en una condición en la que no haya múltiples flujos de efectivo. La fórmula para calcular el ROI:

ROI = [(Valor Financiero – Costo del Proyecto) / Costo del Proyecto] x 100

Dada la relevancia de esta métrica, hay un par de consideraciones a tener en cuenta:

• No todos los proyectos están destinados a tener un ROI positivo en primer lugar.
• Las métricas de ROI en el panel de KPI del proyecto deben derivarse de componentes medibles.

Variación de costo (CV) (presupuesto planificado versus presupuesto real)

La variación del costo del proyecto refleja los gastos del proyecto del costo de trabajo completado en comparación con el costo (presupuesto) planificado de dicho proyecto, y se puede calcular calculando la diferencia entre el valor ganado y el costo real, es decir, VG – CA.

Como puede deducir de la fórmula, indica si el costo estimado de su proyecto está por debajo o por encima de la línea base planificada, y será negativo para proyectos que están por encima del presupuesto.

Índice de Rendimiento de Costos (CPI)

Este KPI es una medida de la eficacia financiera y la eficiencia de un proyecto y representa la cantidad de trabajo completado por cada unidad de costo gastado, presentado como una proporción y calculado dividiendo el costo presupuestado del trabajo completado, o el valor ganado, por el costo real del trabajo realizado, lo que lo convierte en un buen indicador de la rentabilidad del proyecto.

Si la relación tiene un valor superior a 1, indica que el proyecto se está desempeñando bien en relación con el presupuesto. Un IPC de 1 significa que el proyecto se está ejecutando según el presupuesto. Un IPC de menos de 1 significa que el proyecto está por encima del presupuesto. Este KPI del proyecto lo ayuda a aproximar cuánto tiempo está retrasado o por delante del cronograma aprobado del proyecto, lo que evidencia el valor relativo del trabajo realizado.

Hasta ahora pasé por solo algunos KPI, porque hay muchos KPI estandarizados. Esta lista aquí se basa únicamente en mis propios criterios y experiencia sobre qué medir cuando quiero vigilar el presupuesto y al mismo tiempo poder comunicar esa información de una manera que sea clara para quien la lea. Pero no se equivoque, hay más categorías para observar, algo de lo que deberíamos hablar en un futuro cercano.