POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS DE SMART WEB APPS S.A.S.

SMART WEB APPS S.A.S. identificada con NIT 900.722.922-9, entidad privada y domiciliada en la Cra 100 No 5-169, Edificio Pasoancho, Torre 2, Piso 6,  de la ciudad de Cali (Valle del Cauca), interesada en proteger los datos personales a los que tiene acceso en virtud de su actividad y en atención a la ley 1581 de 2012 y sus decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2.014, ha desarrollado la política sobre el Tratamiento de Datos Personales para la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y protección de datos de Clientes, Proveedores y Colaboradores, etc. (en adelante denominados “Usuarios” o “Titulares de la Información”), obtenidos a través de los diferentes canales de recolección de información. 

 

En estas políticas encontrarán los derechos que le asisten a los titulares de datos personales; como también los mecanismos dispuestos para la atención de consultas, peticiones y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos como: conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo entre otras. 

 

I. FINALIDAD Y CONSULTA

 

SMART WEB APPS S.A.S., informa que los datos entregados por usted, están incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

  • En desarrollo del objeto social de la empresa
  • Para el levantamiento de registros contables
  • Para la realización de reportes a autoridades de control y vigilancia
  • Para mantenerlo informado sobre nuevos productos o servicios y cambios en los mismos
  • Evaluar la calidad del servicio
  • Cumplir con las obligaciones contraídas con usted  
  • Para la generación de certificados y constancias
  • Para los colaboradores: la afiliación a las entidades del sistema integral de seguridad social, la realización de actividades de bienestar laboral, entre otros, y
  • Cualquier otra finalidad que le sea informada dentro la autorización para el tratamiento de datos personales

 

II. DEFINICIONES

 

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 
  8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

III. PRINCIPIOS

 

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por SMART WEB APPS S.A.S. En los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por SMART WEB APPS S.A.S. se encuentran relacionados con la prestación del servicio de desarrollo de software, para el desarrollo de las relaciones contractuales, fines comerciales y/o publicitarios, evaluar la calidad del servicio. Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral
  2. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SMART WEB APPS S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  6. Principio de seguridad: La información está sujeta a Tratamiento por parte de SMART WEB APPS S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no sean de naturaleza pública, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.

 

IV. AUTORIZACIÓN

 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SMART WEB APPS S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, explícito e informado del titular de los mismos. SMART WEB APPS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización; la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral. El uso continuado de los servicios, productos, o cualquier medio de interacción con el responsable del tratamiento de datos, es circunstancia inequívoca de la adherencia al tratamiento de datos.

 

En SMART WEB APPS S.A.S. Solo reunimos la información personal que sus usuarios deseen suministrarnos o que se necesite dar para poder servirles. Reunimos información personal directa tal como nombre, dirección de correspondencia física y correo electrónico, tipo y número de identificación, nombre e identificación de representantes legales, números telefónicos personales, número de teléfono y demás datos que permitan entregar información sobre nuestros productos tanto como para dar cumplimiento al objeto comercial del responsable del tratamiento de datos.

 

En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, se comunicará estos cambios a los Titulares. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad. 

 

Los datos recolectados pueden ser recolectados directamente en la recepción de las instalaciones, vía web, correo electrónico, de los contratos suscritos o las facturas recibidas. Tomados de los documentos que suministran las personas al personal de la compañía, también de los obtenidos de las cámaras de audio-video que se realizan en las instalaciones de la compañía o las sedes donde se ubica, así  también de las audio grabaciones de las llamadas telefónicas, video-llamadas que ingresen o salgan. Estos se podrán utilizar para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la compañía y podrán ser usados como prueba en cualquier tipo de proceso.

 

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

 

SMART WEB APPS S.A.S., respeta la privacidad en general de toda persona que suministre información catalogada como personal, reconoce los derechos a favor del titular de la información, en los términos legales establecidos por la Ley 1581 de 2012 y la legislación vigente. 

 

Derechos de los titulares: 

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a al responsable del tratamiento o eventuales encargados del mismo. SMART WEB APPS S.A.S. es el controlador y único encargado del tratamiento de datos. 
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la entidad responsable del tratamiento, salvo las excepciones previstas en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012. 
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 
  4. Presentar ante la Superintendencia de la industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y demás normas que la modifiquen, adicionen o la complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el responsable o encargado del tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución. 
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

 

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación escrita dirigida a la dirección del Domicilio Principal de SMART WEB APPS S.A.S.: o a través del correo electrónico que se indica al final del presente documento, indicando su intención de modificar, actualizar, rectificar o eliminar la información personal con la que cuente la entidad, las consultas sólo podrán ser presentadas por el titular de la información, o por medio de un apoderado o representante debidamente acreditado para tal efecto y serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la mismas, en caso de no ser posible atender la consulta en el término indicado, se informará al interesado los motivos de la demora y señalando además la fecha en que se responderá su consulta, para todos los reclamos se dispondrá de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la mismas; de lo contrario se informará los motivos al interesado y se concederán 8 días más. El usuario sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 

 

VI. DEBERES DE SMART WEB APPS S.A.S.  EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

SMART WEB APPS S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
  5. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 
  7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 
  9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

VII. MECANISMOS DE SEGURIDAD DISPUESTOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

 

SMART WEB APPS S.A.S., recibe información, la almacena de forma adecuada y segura, el acceso a los datos personales e información recolectada de los titulares se encuentra restringida; es decir se tomarán todas las medidas de precaución para proteger su información contra pérdida, abuso, adulteración, uso no autorizado o fraudulento y la información recolectada se limita para dar cumplimiento a su objeto social, con fines de consulta, cumplimiento de disposiciones legales, contractuales e identificación de Clientes, Proveedores y Trabajadores; el uso de la información se realizará conforme la autorización explícita del titular. 

 

SMART WEB APPS S.A.S. se abstendrán de vender la información personal recabada de los Clientes, Proveedores, Empleados, etc., como también se negarán a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada. Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria para:

 

  1. Evitar una responsabilidad legal.
  2. Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
  3. Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora

Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

 

SMART WEB APPS S.A.S. se abstendrá de realizar cualquier tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso que se entregue información a terceros para su tratamiento garantizará que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. También se abstiene de reunir información de menores de edad, excepto cuando sus padres expresamente lo hayan autorizado en su nombre y para actividades encaminadas a favorecer derechos de los menores.

 

SMART WEB APPS S.A.S. como responsable de los datos, manifiesta que solamente su personal autorizado accede a la información de sus usuarios, personal que también se ha adherido la Política de Tratamiento de Datos de la compañía y han firmado acuerdo de confidencialidad sobre la información que conozca de los usuarios. En algunas limitadas circunstancias podrá entregarse la información suministrada a personal encargado de realizar tareas comerciales que mejoren el servicio. 

 

SMART WEB APPS S.A.S. podrá conservar la información en sus bases de datos por el tiempo que sea razonablemente necesario para dar cumplimiento a la ejecución de los diferentes contratos civiles y comerciales que se suscriban, así como durante la vinculación a los servicios. No obstante tenemos derechos para hacer borrar la información de los usuarios en cualquier momento

 

VIII. DATOS DEL CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

Domicilio Principal: Cra 100 No 5-169, Edif Pasoancho, piso 6, torre 2, de la ciudad de Cali (Valle del Cauca),

Correo electrónico [email protected]

Teléfono: 602 4862959

SMART WEB APPS S.A.S.  se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento, no obstante informará oportunamente a los titulares de cualquier modificación sustancial que se realice. Al leer estos términos y condiciones para acceder a los servicios o tener relaciones comerciales con la compañía, el usuario acepta las políticas de manera libre y voluntaria. No obstante los medios de seguridad que establezca la compañía para la protección de la información, EL USUARIO declara que exonera a SMART WEB APPS S.A.S. de toda responsabilidad así como también la mantendrá indemne ante cualquier reclamación.

 

La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 20 de Junio de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto a la presente política se informará a través de cualquier medio. Si  desea ampliar información legal; puede remitirse a la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

 

SMART WEB APPS S.A.S.